Wie ich meine Aufgaben mit Microsoft To Do und der Eisenhower-Methode erledigt bekomme

Mit der neuen To Do-App hat Microsoft in den letzten Monaten eine Aufgaben-Verwaltung geschaffen, die ich wirklich gern nutze. Wie ich das Prinzip der Eisenhower-Methode für die App adaptiere beschreibe ich in diesem Artikel.

Auf den ersten Blick lassen sich die Eisenhower-Methode und das neue Microsoft To Do nicht wirklich vereinen. Doch das Framework zur Aufgaben-Verwaltung lässt sich ganz einfach auch in normalen ToDo-Apps anwenden.

Die Eisenhower-Methode erklärt

Die Eisenhower-Methode gewichtet Aufgaben anhand der Kriterien Wichtigkeit (wichtig/nicht wichtig) und Dringlichkeit (dringend/nicht dringend). Entscheiden Grundlage ist dabei die folgende Matrix.

Eisenhower Methode Schaubild von Thomas Gigold
Die Eisenhower Matrix erklärt

In den letzten Jahren habe ich mit verschiedensten ToDo-Listen gearbeitet und mich auch am Getting Things Done-Prinzip versucht. Irgendwann lernte ich die Eisenhower Methodik kennen – und damit zu arbeiten. Diese taugt mir persönlich am Besten.
Das hat auch mit meinem Job zu tun. Als Teamleiter habe ich natürlich Aufgaben, die ich erledigen muss. Daneben jedoch gibt es auch Dinge, die ich abgebe oder bei denen ich auf Rückmeldung warte.
Hier spielt mir die Eisenhower-Methode perfekt in die Karten.

Über die die hinter der Eisenhower-Methode liegenden Prinzipien und meine Erfahrung schreibe ich hier: Meine ToDo-Organisation: Wie die Eisenhower-Methode mir das Leben erleichtert.

Das Problem: es gibt keine geräteübergreifende App, welche die Methode aufgreift. Gerade das ist allerdings im Alltag ein Muss: ich will meine Aufgaben auf Mac, iPad und privatem wie beruflichen Telefon haben. Also muss man eine Abhilfe mit traditionellen Programmen schaffen.

Eisenhower mit Microsoft To Do

Wie das Bild oben zeigt, werden Aufgaben innerhalb der Matrix verschiedenen Kategorien zugeordnet. Diese habe ich wie folgt adaptiert:

Dringende Dinge kommen in die Liste Wichtig, Dinge für Später in eben diese Liste, zu delegierende bzw. delegierte Aufgaben wandern in diese Kategorie – das sind Sachen, die ich entweder ans Team oder den Kunden gegeben habe. Vergessen könnte man natürlich ebenso gut weglassen, dies ist aber tatsächlich eher ein Archiv, hier landen alle Sachen für die ich aktuell keinen Kopf habe, die ich mir aber für später aufheben will.
Daneben habe ich noch eine Kategorie, die „Prozesse“ heisst, hier landen Dinge die regelmäßig anfallen, die ich aber nicht aktiv abarbeiten sondern nur prüfen muss – bspw. Scripte, die regelmäßig laufen müssen etc.

Microsoft To Do und die Eisenhower Methode

Wie arbeite ich nun mit den Listen?
Ich gehe morgens meine Listen durch und sortiere. Dinge, die wichtig für den Tag sind markiere ich für „Mein Tag“; das können Sachen aus „Wichtig“ aber auch „Delegiert“ sein, wenn dort bspw. eine Deadline abläuft.
Dinge, die mir tagsüber einfallen, die ich delegieren will oder so, landen erstmal in „Aufgaben“, quasi der Inbox von Microsoft To Do. Die werden später dann entsprechend geordnet.
Habe ich eine Aufgabe abgearbeitet und schicke sie an Team oder Kunden, wandern sie in Delegiert, oder werden eben abgehakt für „erledigt“.

Ich habe die Methodik bereits mit Wrike, Asana und TickTick adaptiert, bevor ich zu Microsoft To Do gewechselt bin. Hintergrund: Asana und Wrike habe ich zwei Jahre lang bei TLGG genutzt, TickTick dann nach meinem Weggang für kurze Zeit. Heute nutze ich To Do, weil ich sowieso viel in Office unterwegs bin und die Integration hier immer besser wird.
Microsoft hat mit To Do wirklich gute Arbeit geleistet – und das schreibe ich als überzeugter Apple Nutzer …

Was ich in Microsoft To Do vermisse

Das einzige Feature, welches mir wirklich fehlt: dass ich mir Aufgaben auch einfach per Mail schicken kann, bzw. Mails an To Do weiterleiten kann. Das ist aber verkraftbar, und ich Copy & Paste einfach etwas häufiger … In Wrike und TickTick konnte ich mir Mails an eine Adresse schicken, die dann automatisch in einer definierten Aufgaben-Liste landeten.

Aber bei dem Aufwand, den Microsoft nach dem Ende von Wunderlist in die eigene Aufgabenliste steckt, bin ich optimistisch, dass hier bald nachgelegt wird …