Meine perfekte ToDo-Organisation: Wie die Eisenhower-Methode mir das Leben erleichtert

Die Eisenhower-Methode ist eine Möglichkeit, deine ToDo-Liste zu organisieren. Für mich ist es nach langer Suche das praktikabelste Prinzip, mit meinen ToDos umzugehen. Und das Beste: sie funktioniert digital sowie auf Papier.

Ich gehöre zu den Menschen, die viele ToDo Apps installiert und getestet haben. Mit keiner wurde ich wirklich glücklich. Bis ich heraus fand, dass es nicht an der App, sondern am zum Einsatz kommenden Prinzip lag …

Die zufällige Entdeckung des Eisenhower-Methode (auch: Eisenhower-Prinzip oder Eisenhower-Matrix) war für mich tatsächlich eine kleine Offenbarung.

Mit dem Prinzip sortiere ich meine Todos, delegiere sie und behalte das alles im Auge. So bin ich erstmals wirklich aufgeräumt und kann mich auf das Wichtige konzentrieren.

Die Eisenhower Methode gibt einem die Möglichkeit, anstehende Aufgaben in Kategorien einzuteilen: A, B, C und D.

Grundsätzlich sind diese vier Kategorien in einem Quadrat aufgeteilt. Ich hinterlege sie selten in einem Quadrat sondern adaptiere das Prinzip nach wie vor in Listenform.
Die Kategorisierung aber bleibt.

Wie das Bild oben zeigt, werden Aufgaben der Kategorie heute erledigt; Aufgaben der Kategorie B später und der Kategorie C delegiert. Kategorie D ist faktisch der Papierkorb und macht den Kopf frei. 

Wie ich die Eisenhower Methode nutze

Ich arbeite in meinem Job als Leiter eines Teams und habe dort Aufgaben, die ich selbst erledigt, aber auch jene, die ich verteile. Hinzu kommen Aufgaben, die beim Kunden liegen und meine Aufmerksamkeit nicht benötigen.

Ich adaptiere die Eisenhower Methode in Listenform, weil sie für mich übersichtlicher ist, und sch auf der anderen Seite aber auch in die gängigen ToDo-Apps integrieren lässt.

Wir haben bisher Wrike im Team genutzt. Weil aber nur wenige Team-Mitglieder das System konsequent nutzen, sondern viele tatsächlich immer wieder beim Zettel landeten, haben wir es wieder abgeschafft. Das  Problem für mich: Ein Zettel reicht oft nicht, weil ich Infos hinterlege oder Tasks eben auch von A nach C wandern (Screenshot: Urlaubszeit; yeah!).

Daher nutze ich nach einiger Suche nun TickTick (Basis kostenlos, als Mac App, iOS App und WebApp). Sowohl Wrike als auch TickTick lassen sich für meine Adaption der Eisenhower Methode verwenden: Ich habe aus den Feldern einfach Ordnee gemacht, welche von A nach D benannt sind.

A und B sind klar. C sind alle Tasks, die an mein Team abgegeben sind. D sind alle Dinge, die beim Kunden liegen und damit aktuell auch meine Aufmerksamkeit nicht benötigen. Tasks können zudem wandern. So kann ich einfach überblicken, was beim Team liegt, was beim Kunden – und kann einfordern, was ich brauche. Manche Tasks haben dabei übrigens ein Fälligkeitsdatum, andere nicht. 

Zudem ist TickTick so eingerichtet (geht auch bei Wrike), dass ich mir Mails einfach direkt in meine A-Liste senden und anschließend verteilen kann.

Dieses System hat für mich bisher super funktioniert.
Vor allem auch, weil ich es dann adaptieren kann, wenn ich mal keinen Online Zugang habe. Ich kann es einfach auf einen Zettel schreiben und ins digitale übertragen, sobald ich am Rechner sitze.

Genau das mag ich glaube ich an der Eisenhower Methode: sie ist übertragbar und funktioniert digital wie auch auf Papier – schnell und sehr übersichtlich.

App für die Eisenhower Methode kommt aus Deutschland

Die einzige App, die sich streng an die Eisenhower Methode hält, kommt übrigens aus Deutschland. Das berichtet der werte Daniel Fiene in seinem Blog. Wie der Zufall will, kommt die App faktisch von einem Nachbarn Daniels.

Auf der zugehörigen Webseite kann man sowohl App als auch PDF-Versionen der Methode runterladen, um diese auszudrucken.

Noch Fragen?

Warum nutze ich die Version in der viereckigen, originalen Version nicht?
Weil mich ablenkt, wenn ich alle ToDos auf einem Zettel habe. Tatsächlich war das auch vorher mein Problem mit ToDo Listen immer … .

Warum benenne ich die Kategorien nicht einfach ausgeschrieben (Jetzt, Bald, Team und Müll)?
Ich glaube, weil es einfacher und übersichtlicher (für mich) ist, es einfach mit den Buchstaben zu betiteln. Auch, weil es so schön platzsparend auf einem handschriftlichen Zettel ist.

Nutzt ihr eine bestimme Variante, um euch zu organisieren oder ToDos aufzuschreiben? Nutzt ihr Apps oder Papier?

Witziger Fakt nebenher übrigens: Es gibt keine Hinweise darauf, dass der namensgebende US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower die nach ihm benannte Methode selbst praktiziert oder lehrte.